Gestion du temps - Byslam NAÏT

Gestion du temps

Le temps est une ressource rare à ne pas gaspiller, contrairement à l’argent, il ne peut pas être épargné, mais par une meilleure gestion du temps, il peut avoir beaucoup plus de valeur.

Dans l’un des romans de Marc Lévy, intitulé « Si c’était vrai », il compare celui qui nous offre le temps à un banquier qui nous offrirait tous les matins une cagnotte de 86400 dollars dans laquelle nous pourrions puiser toute la journée, mais qui nous serait retirée chaque soir sans que nous puissions épargner un seul dollar.
Tout dollar présent peut être dépensé, mais il est impossible d’en épargner un seul, et tous les jours, le banquier refait la même proposition.
La seule inconnue est que le banquier peut un jour décider d’interrompre son offre sans prévenir!

Cette illustration peut nourrir notre réflexion sur l’usage que nous faisons de notre temps et pour mieux vivre au présent.

Appréhendez-vous les conséquences d’une mauvaise gestion du temps ?

Votre productivité dépend t-elle de la façon avec laquelle vous gérez votre temps ?

Votre bien être au quotidien a-t-il un lien avec la gestion de votre temps ?
Gestion du temps - Byslam Naît

S’intéresser à la gestion du temps

Lorsque l’on décide de s’intéresser à la gestion du temps, c’est forcément parce qu’on est pas satisfait de la façon dont on vit et dont on occupe son temps, ou parce que l’on voudrait disposer de plus de temps pour sa vie personnelle et familiale.
En tout cas, il faudra commencer par réaliser son diagnostic et mieux se connaitre pour engager par la suite un changement de comportements et d’habitudes.

« Mieux gérer son temps aura systématiquement une conséquence sur la façon de gérer sa vie ».

 

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

Elle consiste à se doter des moyens et d’outils permettant de mieux connaitre l’emploi de son temps afin d’en faire meilleur usage.
L’un des buts principaux de la gestion du temps est d’être en harmonie avec ses objectifs et ses priorités de vie.

Définir et préciser les objectifs que l’on se fixe et mettre au point une stratégie et un plan d’action pour les atteindre peut être efficace seulement après avoir diagnostiqué son emploi du temps.

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Quelles sont les motivations pour une meilleure gestion du temps ?

Les motivations pour une meilleure gestion du temps sont liées souvent aux désagréments engendrés par la gestion actuelle de son temps. On trouve plusieurs type de motivations telles que gagner du temps au profit de sa vie personnelle et familiale, diminuer le degré de stress, ne plus être débordé, pouvoir faire du sport et loisirs, se développer et s’épanouir au quotidien, pouvoir réfléchir avant d’agir, avoir des objectifs clairs à moyen et long termes ainsi ne plus vivre « le nez dans le guidon »

Utiliser la loi de Pareto dans la gestion du temps

La loi de Pareto; appelé également la loi des 20/80, indique que dans nombreuses situations, une petite partie des facteurs produit une grande partie des résultats.
Cette loi peut être utile dans l’analyse de sa gestion du temps afin de repérer dans son agenda quelles sont les causes les plus importantes de perte de temps et inversement celles qui sont très productives.
Cette analyse doit être faite sur l’année, le trimestre, le mois et ensuite journée par journée.

Démarche à appliquer pour mieux gérer son temps :

Comme pour toute démarche de gestion, face à un problème à résoudre, on peut mettre en place une démarche à quatre temps comme le présente la figure ci-dessous.

Démarche Gestion du temps - Byslam NAÏT
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1-     Un diagnostic de gestion du temps consiste à disposer d’un constat à un instant t de la manière dont nous utilisons notre temps. Il permet de mieux connaitre ses propres ressources et les éléments de l’environnement dont il faut tenir compte pour choisir des objectifs réalistes.
Écrire et inscrire le tout sur le papier ou un ordinateur !

2-     Un objectif est le but d’une action que l’on décide d’entreprendre, il y a deux types d’objectifs à atteindre dans une gestion de temps ; il y a ceux que l’on veut atteindre soit dans sa vie personnelle , soit dans sa vie professionnelle. Il faut donc être capable de se fixer des buts et dans un second temps, il faut pouvoir les atteindre dans un deuxième temps, en suite définir ses priorités d’action.

3-     Pour définir et bâtir une stratégie réaliste de gestion du temps, il faut mettre en œuvre une démarche en trois étapes :

  • a) – Mieux se connaitre et bien connaitre l’usage que l’on fait de son temps
  • b) – Se fixer des objectifs et distinguer les objectifs à court terme des objectifs à moyen ou long terme
  • c) – Réaliser un travail de planification, en découpant d’abord chaque objectif en sous-objectifs et en analysant quelle sont les ressources à mobiliser pour les atteindre.

Nota : Ce travail de planification à moyen et à long termes doit ensuite se traduire par une planification rigoureuse de chacune de ses journées.

4-     Pour piloter son plan d’action, il faut absolument adopter une attitude positive et stopper l’augmentation des taches qui risquent de se présenter, comme savoir dire NON à toute nouvelle demande, et développer une nouvelle attitude réfléchie face aux demandes plus anciennes.

Il faut bien s’assurer que l’on a pas trop rempli son emploi du temps de la journée et prévoir la journée du lendemain en notant les RDV et préparant les dossiers nécessaires par exemple.

Les principaux outils de gestion du temps :

Selon ses habitudes, on peut choisir le système manuel ou le système numérique dit « digital »

Pour le système manuel nous pouvons citer les organisateurs suivants :

-L’agenda (agenda 110)
-La feuilles d’action journalière
-La liste des choses à faire (to do list)
-Une liste de priorités
-Des fiches projets (fichier pdf à imprimer)

Concernant le système digital :

-L’agenda téléphonique – Google agenda
-Goodnotes, Notability, Noteshelf et Xodo
-Utilisation des fichiers type excel ou google sheets

Dans le pilotage de la gestion du temps, il vaut mieux faire un bilan écrit de sa journée dans lequel seront d’abord inscrits les succès, en suite seront indiquées les différentes choses à améliorer.

Il faut également fixer une échéance pour chaque taches à réaliser afin de bien planifier et aussi se motiver pour tout faire à temps.
Il est plus judicieux également d’entrecouper toute activité par des périodes de pauses qui peuvent être constituées soit par des périodes d’inactivité et de repos pur et simple, soit par la réalisation d’une activité de type différent.

 Quelques Astuces pour gagner du temps

-Exploiter intelligemment les temps d’attente en ayant une attitude positive vis-à-vis de ce temps et le considérer comme une opportunité pour faire quelque chose qui sinon n’aurait pas pu être réalisé.

-Rentabiliser le temps passé dans les transports par se cultiver ou apprendre une langue étrangère en répétant des exercices, lire de la documentation ou réfléchir et préparer des dossiers ou des réunions, ou même lire des livres audios.

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-Gérer les interruptions qui ont un impact négatif sur notre activité, en travaillant par fois au calme, en coupant les notifications de nos téléphones portable et de déléguer certaines taches afin de rester concentré.

-Apprendre concrètement à dire NON est l’une des méthodes efficaces pour gagner du temps, c’est une nouvelle attitude à adopter de façon quasi systématique pour toute nouvelle activité qui risque d’entrer en conflit avec votre emploi du temps déjà surchargé.

-Mettre de l’ordre dans son bureau aide pour travailler avec une certaine efficacité, il est donc nécessaire de prendre le temps de tout réorganiser pour le rendre comme un espace où l’on va chercher à être le plus productif possible. Il s’agit alors de prendre les dossiers, articles, documents divers et de les classer, après les avoir consulté, en plusieurs tas comme ; Urgent-non urgent, en instance, à lire, à mettre à la poubelle

Pour être efficace, il ne faut disposer sur son bureau que des éléments indispensables pour traiter ses dossiers (éléments pour écrire, ordinateur …)

S’assurer du succès potentiel de sa stratégie de gestion du temps

Pour y parvenir il faut en premier lieu bien définir les différents objectifs que l’on se donne. Le choix des objectifs à long et à moyen terme est important, il ne faut pas hésiter à y réfléchir longuement, à en discuter avec son conjoint et avec des amis.

Il est tout particulièrement utile de se projeter dans le futur et d’imaginer que l’on à réussi et atteint ses objectifs, car cette réflexion permet de voir s’il s’agit bien d’un objectif qui nous est propre ou s’il nous appartient pas !
S’il ne faut pas remettre en cause ses projets chaque matin, il est cependant utile de prévoir et de programmer dans son emploi du temps, une fois par an, une journée pour réfléchir d’avantage à ses projets et à ses vrais objectifs.

Ces réflexions permettent d’analyser l’état d’avancement de chaque projet ainsi que les événements de l’année passée afin de bien vérifier que les conditions sont toujours les mêmes. Il est alors possible de décider si les projets sont à poursuivre en l’état ou si l’on doit se donner de nouvelles priorités pour le long et moyen termes.

« La visualisation des ses succès futurs est un moteur puissant pour bien planifier son action ».

 

 

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Par Byslam NAÏT

2 réflexions sur « Gestion du temps »

  1. Merci pour ce précieux article, les points clés pour gérer notre temps ont été bien décrit.

    Merci encore pour le temps accordé aux lecteurs.

    1. Je vois que l’article vous a plu et j’en suis ravi.
      Pour vous remercier, je vous offrirai un cadeau que vous allez recevoir par mail dans la journée.

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